Was ist ein Dokumenten Management System?
Ein DMS ist ein Speicher und Verwaltungssystem von Dokumenten. Dokumenten können in das DMS System hochgeladen werden und dort in der virtuellen Ordnerstruktur abgelegt werden. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf die Versionierung der Dateien gelegt.
Das hat den großen Vorteil, das man sich selbst nicht darum kümmern muss immer die neueste Version einer Datei zu finden, da man den alten Stand der Datei jederzeit wieder abrufen kann (z. B. zur Dokumentationspflicht) und man sofort sieht, wer eine Änderung gemacht hat.
Kategorien, Schlagwörter und eine Inhaltssuche runden das Paket ab.
Ein DMS ist auch in der Lage einen Dokumenten-Workflow abzubilden:
- Dokument wurde erstellt oder geändert
- Dokument muss von Abteilung A geprüft werden (DMS verschickt eine entsprechende Meldung und wartet dass das Dokument in Ordnung ist)
- Das geprüfte Dokument muss nochmal überarbeitet werden und wird zurückgeschickt
- Nochmalige Prüfung von Abteilung
- Freigabe des Dokuments zur Nutzung für Rechtegruppe oder Rolle
Für was nutzt man ein DMS?
- Gemeinsam genutzte Dateien, die immer auf dem neusten Stand sein müssen
- Speicherort für wichtige Dokumente, wie Arbeitsanweisungen und Handbücher
- Dokumentationspflichtige Dokumente (z. B. Prüf- und Kalibriernachweise)
- Ablageort für verschickte Dokumente (z. B. Aufträge, Angebote, Rechnungen..), auf die berechtigte Personen von überall (z. B. Home-Office) zugreifen müssen
Für wen ist ein DMS geeignet?
Ein DMS ist für jeden geeignet der mit einer Vielzahl an Dokumenten täglich zu tun hat und und diese sicher und übersichtlich aufbewahren möchte. Und diese weiteren Personen zur Verfügung stellen kann, wenn gewünscht.
DMS im db-creator
Das DMS das im db-creator verwendet wird, ist so aufgebaut, dass es bei Wunsch, auch auf einem separaten Server laufen kann, um die Ausfallsicherheit weiter zu erhöhen.
Das DMS ist voll integriert und erlaubt das hochladen, downloaden und löschen aus Listen und Formularen, wenn entsprechende Rechte vorliegen. Neue Versionen von bereits vorhandenen Dateien werden automatisch erzeugt und angezeigt.
Bereits bestehendes DMS?
Auch bestehende Systeme können in den db-creator integriert werden.